1. Almennt
Vélvík ehf., kt. 700594-2629, Höfðabakka 1, 110 Reykjavík, (hér eftir „Vélvík“, „fyrirtækið“, „við“), er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd alvarlega. Fyrirtækið leggur áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Vélvík safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
2. Um hverja safnar Vélvík persónuupplýsingum?
Í starfsemi Vélvíkur er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðskiptavini, starfsmenn viðskiptavina og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.
3. Hvaða persónuupplýsingum safnar Vélvík um þig?
Vélvík safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Vélvík við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Vélvík safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk sitt eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi, símanúmeri, viðveru, laun og fleira. Einnig þarf fyrirtækið að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um starfsmenn viðskiptavina og aðra þriðju aðila. Auk þess þarf fyrirtækið að skrá niður nauðsynlegar upplýsingar um viðskiptavini sem nýta sér þjónustu Vélvíkur, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang o.fl.
4. Af hverju safnar Vélvík persónuupplýsingum um þig?
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
● Geta efnt samning við viðkomandi, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur.
● Veita ákveðna þjónustu, til dæmis vegna viðskipta.
● Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
● Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
● Uppfylla lagaskyldu.
5. Á hvaða lagagrundvelli vinnur Vélvík persónuupplýsingar um þig?
Vélvík safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
● Samþykki þínu.
● Til að uppfylla samningsskyldu.
● Til að uppfylla lagaskyldu.
● Til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
● Til að gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
6. Hve lengi geymir Vélvík persónuupplýsingar um þig?
Vélvík geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.
7. Frá hverjum safnar Vélvík upplýsingum um þig?
Vélvík safnar persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila mun Vélvík eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.
8. Hvenær miðlar Vélvík þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?
Vélvík miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Vélvíkur um meðferð persónuupplýsinga og
er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
Vélvík miðlar einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum eða þegar það er nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna fyrirtækisins eða annara.
9. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
Vélvík er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
10. Réttindi þín
Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
11. Öryggi persónuupplýsinga
Vélvík hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.
12. Samskiptaupplýsingar Vélvík
Nafn: Vélvík ehf.
Heimilisfang: Höfðabakki 1, 110 Reykjavík.
Netfang: velvik@velvik.is
13. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá persónuvernd
Dragir þú í efa að Vélvík meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.
14. Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu
Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt 29.11.2018 og verður endurskoðuð eftir því sem tilefni er til eða lög kveða á um.